Cómo se estructuran las organizaciones eficientes?

La estructura es un sistema de elementos relacionados e interdependientes. La misma debe permitir la comunicación informal, la supervisión y las estandarizaciones de los procesos, las producciones y las destrezas.

Las partes básicas que la componen están divididas en niveles, siendo los mismos, el núcleo operativo en el cual se realizan los trabajos relacionados directamente con la producción; la cumbre estratégica donde se concentra la responsabilidad general de que se cumpla con la misión de manera efectiva; y la línea media que es la encargada de unir al núcleo operativo con la cumbre estratégica. Las organizaciones más grandes cuentan también con otros componentes que no participan en la corriente de trabajo operacional, siendo estos son la tecnoestructura, compuesta por analistas y consultores que buscan la eficiencia en el trabajo de los demás sectores; y el staff de apoyo, integrado por aquellas unidades que existen para suministrar soporte a las demás.

Cuanto más grande sea la organización mayor deberá ser su estructura. Una estructura más grande otorga una mayor homogeneidad al trabajo dentro de las unidades, cuanto mayor homogeneidad exista mayor énfasis en la coordinación se requerirá.

El diseño de la estructura debe contemplar la integración de todos los procedimientos necesarios para la realización de las actividades de la empresa y además general la información necesaria para el control de los resultados alcanzados.

La determinación de las unidades de la estructura depende del tipo de actividad que la empresa desarrolle, si es comercial, industrial o de servicios, pero en general, los procesos que definen las unidades son el de compras, pagos, producción, ventas, cobranzas y post-venta; el de contabilidad e información operativa; y el de la información gerencial. La importancia de la definición y delimitación de estos procesos radica en la segregación de funciones para un eficiente control interno.

Es importante la elaboración de un organigrama que represente en forma gráfica y clara la estructura organizacional mediante la definición de las áreas, sus responsables y la forma en la que se relacionan los distintos departamentos. Así mismo, de gran importancia también, es la descripción de cargos, de las actividades que desempeña cada integrante, el personal a cargo y las responsabilidades.

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